Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Grundsatzerklärung nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Die AWO Niedersachsen gGmbH bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte und umweltrechtlichen Pflichten innerhalb ihrer Lieferkette und betrachtet den Schutz von Menschenrechten als zentrales Element. Sie setzt dabei geltendes Recht um, respektiert die international anerkannten Menschenrechte sowie umweltbezogenen Pflichten, insbesondere die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und trägt Sorge dafür, im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Menschenrechtsverletzungen und Umweltverschmutzungen vorzubeugen. Insbesondere verurteilt sie jede Form von Kinder- und Zwangsarbeit, alle Arten der Sklaverei und des (modernen) Menschenhandels sowie jegliche Form von Diskriminierung. Sie bekennt sich darüber hinaus zu der Einhaltung des am jeweiligen Beschäftigungsort geltenden Arbeitsschutzes, der Zahlung angemessener Löhne sowie dem Schutz der Koalitionsfreiheit ihrer Mitarbeitenden.
Diese Grundsatzerklärung der AWO Niedersachsen gGmbH wurde am 19. Dezember 2023 von der Unternehmensleitung verabschiedet.
Verfahren zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten des LkSG
Um unseren Sorgfaltspflichten nach dem LkSG nachzukommen, haben wir die folgenden Prozesse in unserem eigenen Geschäftsbereich sowie, soweit notwendig, gegenüber unseren unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern etabliert: Wir haben ein LkSG-bezogenes Risikomanagement eingerichtet und in allen maßgeblichen Geschäftsabläufen verankert, welches den Besonderheiten der fachklinischen psychiatrischen und psychotherapeutischen Behandlung von Patienten Rechnung trägt. Wir haben ein generelles Risikomanagementsystem implementiert, das sämtliche operative und organisatorische Bereiche der AWO Niedersachsen gGmbH auch das Lieferketten- und Lieferantenmanagement, umfasst und durch eine besonders beauftragte Person kontrolliert und gepflegt wird. Als Teil des Risikomanagements führen wir zur Ermittlung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken entlang unserer Lieferkette eine jährliche und anlassbezogene Risikoanalyse durch, bei der wir ein besonderes Augenmerk auf solche Risiken legen, welche basierend auf unserer Tätigkeit als Fachklinik für Psychiatrie und Psychotherapie vorherrschend sind. Es existiert eine Liste mit allen möglichen Risiken in sämtlichen operativen und organisatorischen Bereichen, deren Eintrittswahrscheinlichkeit, Grad der Auswirkung, möglichen Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Reduzierung des Eintritts sowie der Beseitigung etwaiger Folgen. Die Liste wird regelmäßig auf ihre Vollständigkeit, Bewertung der Risiken und Möglichkeiten zu Abhilfemaßnahmen überprüft und gegebenenfalls überarbeitet.
Stellen wir im Rahmen der Risikoanalyse menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken entlang unserer Lieferkette im eigenen Geschäftsbereich, bei unmittelbaren oder bei mittelbaren Zulieferern fest, ergreifen wir unverzüglich jeweils angemessene Präventionsmaßnahmen. Soweit wir im Rahmen unserer Risikoanalyse feststellen, dass die Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder einer umweltbezogenen Pflicht bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, ergreifen wir unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen.
Unabhängig von der Risikoanalyse und den hier entdeckten Risiken haben wir ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren eingerichtet, welches es allen betroffenen Personen ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- und umweltbezogener Pflichten hinzuweisen. Das Beschwerdeverfahren ist über unsere Homepage öffentlich zugänglich. Beschwerden können telefonisch unter der Nummer 05353-901824 oder per E-Mail unter meldestelle@awo-apz.de eingebracht werden.
Gehen über dieses System Hinweise oder Beschwerden ein, werden diese durch besonders beauftragte Mitarbeitende unverzüglich aufgenommen und bearbeitet sowie erforderliche Maßnahmen ergriffen. Die persönlichen Daten der Beschwerdeführer werden von den beauftragten Mitarbeitenden streng vertraulich behandelt. Nicht bearbeitet werden anonyme Hinweise.
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird von uns stetig, mindestens jedoch einmal im Jahr, überprüft und weiterentwickelt. Unsere Bemühungen zur effektiven Umsetzung unserer Sorgfaltspflichten dokumentieren wir fortlaufend. Darüber hinaus werden wir beginnend mit dem 1. Januar 2024 einen jährlichen Bericht über die Erfüllung unserer Sorgfaltspflichten veröffentlichen. Dieser wird spätestens vier Monate nach dem Schluss unseres Geschäftsjahres (Kalenderjahr) auf unserer Internetseite veröffentlicht und über einen Zeitraum von sieben Jahren kostenlos zur Verfügung stehen. Weitere Details hierzu werden wir zu gegebener Zeit veröffentlichen.
Unsere menschenrechts- und umweltbezogenen Prioritäten
Im Rahmen der von uns durchgeführten Risikoanalyse konnten wir Risiken für menschenrechts- und umweltbezogene Belange identifizieren, welche wir unter anderem aufgrund ihrer Art und ihres Umfangs sowie ihrer potenziellen Bedeutung für unser Unternehmen als prioritär erachten. Die Risiken sind im Risikomanagementsystem erfasst, bewertet und mit Gegenmaßnahmen belegt worden.
Unsere Erwartungen an unsere Beschäftigten und Zulieferer
Die in dieser Grundsatzerklärung dargestellten Prinzipien gelten sowohl für unseren eigenen Geschäftsbereiche, d.h. für alle unsere Beschäftigten, als auch für unsere Zulieferer in der Lieferkette. Dafür haben wir für unsere Beschäftigten einen Code of Conduct erarbeitet, welcher unsere Erwartungen an unsere Beschäftigten klar und verständlich darstellt. Dieser ist über die Arbeitsverträge unserer Beschäftigten für diese verbindlich.
Zudem erwarten wir von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie sich ebenfalls zur Einhaltung unserer Prinzipien verpflichten und angemessene und wirksame Prozesse entwickeln und verankern, um sowohl die von uns entdeckten Risiken und Verletzungen zu adressieren und zu unterbinden als auch weitere mögliche Risiken zu entdecken. Um unsere Erwartungen an unsere Lieferanten und Geschäftspartner transparent zu kommunizieren, haben wir einen Supplier Code of Conduct entwickelt welcher Vertragsbestandteil aller Lieferantenverträge ist.
Unternehmensinternes Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Umsetzung des § 8 des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflich-ten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG)
1. Zweck
Unternehmen sind nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz dazu verpflichtet, in ihren Lieferketten die in diesem Abschnitt festgelegten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten mit dem Ziel, menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken vorzubeugen oder sie zu minimieren oder die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten zu beenden.
Jede mitarbeitende Person ist berechtigt, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind.
2. Interne Beschwerdestelle
Das AWO Psychiatriezentrum richtet eine interne Beschwerdestelle ein, deren erstrangige Aufgabe es ist, die Meldekanäle zu betreiben, das Beschwerdeverfahren zu führen und gegebenenfalls Folgemaßnahmen zu ergreifen. Insbesondere sind Beschwerden in Sinne von § 8 LkSG entgegenzunehmen, zu dokumentieren und zu bearbeiten. Die von dem Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere müssen sie unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sein.
Die AWO Niedersachsen gGmbH trägt dafür Sorge, dass die als Beschwerdestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Diese Personen sind zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtet.
3. Beauftragte
Beauftragten der internen Meldestelle wurden benannt.
4. Meldekanäle
Mündliche/fernmündliche Meldungen können unter der Telefonnummer 05353/901824 abgegeben werden. Im Übrigen können Meldungen an die E-Mail-Adresse meldestelle@awo-apz.de gerichtet werden.
Auf diese Kontaktadressen haben nur die beauftragte Person der internen Beschwerdestelle sowie die stellvertretende Person Zugriff.
4. Verfahren
a) Bei den Beschwerden sind Vor- und Nachname der meldenden Person sowie deren Telefonnummer/E-Mail-Adresse anzugeben. Anonyme Beschwerden werden nicht berücksichtigt.
b) Der Eingang des Hinweises ist der hinweisgebenden Person zu bestätigen.
c) Die beauftragten Personen haben die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung zu prüfen und die hinweisgebenden Personen erforderlichenfalls um weitere Informationen zu ersuchen.
d) Die beauftragten Personen haben den Sachverhalt mit den hinweisgebenden Personen zu erörtern. Sie können ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung anbieten.
e) Die Unternehmen können sich stattdessen an einem entsprechenden externen Beschwerdeverfahren beteiligen.
f) Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.
g) Das Beschwerdeverfahren ist für potenzielle Beteiligte zugänglich.
h) Die Vertraulichkeit der Identität ist zu wahren und ein wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde gewährleisten. Es gelten insoweit die Vorschriften des Gesetzes für den besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz) entsprechend.
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, der die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens bei Vorliegen der gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet sein kann, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
Die Identität der vorgenannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Beschwerden oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.
Die Identität der hinweisgebenden Person darf preisgegeben werden,
– wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet;
– in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden;
– aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren einschließlich verwaltungsrechtliche Bußgeldverfahren;
– aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung;
– wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.
Die Beschwerdestelle hat die hinweisgebende Person vorab unter schriftlicher oder elektronischer Darlegung der Gründe über die Weitergabe zu informieren.
5. Dokumentation
a) Die interne Meldestelle dokumentiert alle eingehenden Beschwerden in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots.
b) Bei telefonischen Meldungen darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Beschwerde durch eine von der internen Beschwerdestelle zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
c) Bei Meldungen im Rahmen einer Zusammenkunft darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden.
Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen.
d) Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Sofern dies nach gesetzlichen Vorschriften gefordert wird, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend.
6. Anonym eingehenden Beschwerden
Anonym eingehende Beschwerden werden nicht bearbeitet und unterliegen auch nicht dem Schutz des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes bzw. des Hinweisgeberschutzgesetzes.
